Organizujete konferenci, přednášku či podobnou akci, na kterou se chystáte pozvat veřejnost a nikoliv konkrétní účastníky? Nechcete-li, aby se účast blížila nule, nesmíte podcenit propagaci. Možností je víc než dost: můžete rozdávat letáky, upozornit na akci prostřednictvím billboardů, zaplatit si spoty v televizi či rádiu, umístit reklamu na tematické internetové servery apod. Podstatné je, aby formát reklamy odpovídal charakteru akce a oslovil správnou skupinu lidí. Neméně důležité je vhodné načasování.
Pokud jde o akci lokálního charakteru, vystačíte si s málem. Není důvod utrácet spoustu peněz za propagaci ve velkých médiích – pravděpodobně bude stačit letáková či plakátová kampaň v bezprostředním okolí dané lokality. Případně využijte místní tisk či rádio a informujte veřejnost o akci i tímto způsobem.
Jiná pravidla platí pro akci, v rámci které počítáte s celorepublikovou účastí. Pořádání konference se logicky nese v jiném duchu než je tomu v případě hasičského plesu. Počítejte s tím, že za propagaci utratíte mnohem větší částku – proto není od věci kontaktovat zkušené odborníky z mediální agentury. Ti budou přesně vědět, kde reklamu protlačit a jak oslovit cílovou skupinu bez zbytečného plýtvání rozpočtu.
Jak již zaznělo výše, klíčový není pouze výběr vhodných propagačních kanálů, ale také správné načasování neboli „timing“. Stejně jako si musíte v předstihu rezervovat konferenční prostory s odpovídající kapacitou, měli byste brát ohled na návštěvníky – i oni potřebují přiměřený časový předstih.
Zároveň si pohrajte s reklamním sdělením. Nezapomeňte v něm zdůraznit všechny důležité informace, čas a přesné místo konání (např. hotel Belvedere Praha – velký společenský sál). A naopak čtenáře/posluchače neobtěžujte zbytečnostmi. Pokud si nevíte rady, raději se rovnou obraťte na dobrou reklamní agenturu. Služby vás sice budou něco stát, ale budete mít jistotu, že cílovou skupinu zaujmete a nikoliv odradíte.
