Úřednický šiml online?

Co je psáno, to je dáno. Stará moudrost má cosi do sebe, nicméně v dnešní době se nemusíte obávat platnosti ani v online prostředí. Ačkoliv se o tomto trendu tolik nemluví, i samotný digitální podpis má stejnou právní váhu, jako podpis vlastnoruční. Nejedná se tedy o předběžné řešení, které je třeba teprve následně stvrzovat. Podobnou míru vážnosti má také běžná online komunikace s úřady a proto se jedná o skutečně významnou úsporu času a starostí.

V tomto směru mluvíme konkrétně o elektronické datové schránce. Většinu dříve vyběhaných dokumentů můžete zařídit, přijmout i odeslat z pohodlí domova. Například živnostník fakturující jednou měsíčně do zahraničí, má povinnost se registrovat jako identifikovaná osoba a zasílat na měsíční bázi 2 formuláře, kde častokrát vyplňuje kromě svých iniciálů pouze pár řádek. Přes elektronickou datovou schránku a online portál můžete takovou záležitost vyřešit hned, stejně jako své daňové přiznání. 

Ale jak je to například s účetní a další důležitou dokumentací, kterou bychom chtěli digitalizovat?

Skenování = převedení do online? Ani náhodou!

Pokud naše účetní dokumenty ve své tištěné verzi obsahují všechny náležitosti, asi nás napadne pro jejich digitalizaci udělat to nejjednodušší. Tedy vyndat doklad z vazače a skenovat. Takový postup však není dostatečný a z hlediska zákona se uložení do cloudového prostředí nebo na disk nepokládá za elektronickou archivaci.

K „validaci“ dokumentu je totiž nutné zajistit elektronický podpis a časové razítko. Tímto způsobem lze vyhovět všem náležitostem elektronického dokumentu. Jedná se však o krok na dobu určitou!

V budoucnosti budete muset takovým dokumentům jejich platnost opět prodloužit a správný postup nezahrnuje pouze přidání dalšího razítka v řadě. Samotný proces obsahuje ověřování elektronických podpisů a to formou pečeti. Díky ní se propojí data k ověření všech stávajících certifikátů a následně je rozhodnuto o prodloužení platnosti zmíněným „přidáním razítka“. Smyslem takových úkonů je stvrdit věrohodnost dokumentů a jejich koherentnost. Jakákoliv změna, která by byla učiněna v průběhu platnosti dokumentu bude díky tomu zaznamenána.

Papír stále není na odpis

Z výše uvedeného by se mohlo zdát, že papírová dokumentace postrádá jakýkoli význam. Nesmíme ale zapomínat na lidský faktor. V jakém smyslu? Mnoho živnostníků má stále zaběhnutý systém offline účetnictví, který zkrátka nechtějí měnit. Může jít o osobní preference, ale také třeba o zvyk a vyžadování papírových dokladů ze strany koncového zákazníka.

Zbavovat se papírových formátů proto nemusí být tak jednoduché. Nicméně vlastní tiskárnu by vaše provozovna nebo kancelář měla mít v obou případech. Barvu do tiskárny přece nepořizujeme pouze kvůli účetnictví. S požadavkem na multifunkčnost, například tiskem více formátů na jednom stroji, bychom však měli přicházet už při výběru tiskárny samotné. To potvrzuje i Pavla Černá z TisknuLevne.cz, která doporučuje pro malé kanceláře vybrat stroj s víceúčelovým podavačem, který takovou možnost nabízí.