Jak snadno evidovat docházku zaměstnanců? S ohledem na technologický pokrok a na současné možnosti je jasné, že tištěným výkazům a klasickým „píchačkám“ pomalu odzvonilo. Ostatně není jediný důvod, proč si cokoliv komplikovat, když jsou k mání čipy a další mnohem efektivnější systémy. Moderní řešení umožňuje automatizaci a snadné napojení na další moduly firemní agendy. Ale podle čeho se řídit při výběru konkrétního systému? Připravili jsme pro vás několik základních doporučení, od kterých se můžete (a měli byste) odrazit.Víte, co skutečně potřebujete?
Jak vypadá ideální docházkový systém? Na tuto otázku lze odpovědět různými způsoby. V praxi se totiž potřeby zákazníků liší, a proto byste si měli v prvé řadě ujasnit, co opravdu potřebujete. Roli budou hrát následující kritéria:
- počet zaměstnanců
- zodpovědná osoba, která bude pracovat s daty (účetní, personalisté, vedoucí…)
- typ používané technologie (čipy, magnetické karty, otisky prstů…)
Zároveň si rozmyslete, zda by měl systém pracovat s informacemi z vlastního serveru, nebo cloudové řešení docházky. Teprve poté, co si vytvoříte ucelenou představu optimální podoby systému, můžete začít hledat dodavatele. Případně se obrátit na odborníky, kteří vám na základě vámi dodaných informací doporučí konkrétní řešení.
Co byste neměli podcenit?
Přístupový systém by měl sloužit především ke kontrole pracovní doby zaměstnanců a umožnit provozovateli efektivní zpracování informací. Přehledné uživatelské rozhraní přitom patří k neprávem podceňovaným aspektům. Systém by vám měl práci usnadnit a nikoliv zkomplikovat, což pocítíte především při sestavování směn.
Nezapomeňte, že zaměstnavatelé musí zaměstnance seznámit s pracovním rozvrhem. Je tedy nanejvýše vhodné, když mohou pracovníci do systému přistupovat a kontrolovat, kolik odpracovali přesčasů, počet zbývajících volných dní apod.
Typy čteček
Měli byste zvolit magnetické karty, nebo raději čipy? B je správně. O magnetické karty již není takový zájem jako v době, kdy představovaly horkou novinku. Často se lámou a nejsou tak praktické jako čipy. Ty – obvykle v podobě klíčenek - jsou mnohem žádanější. Alternativu představují mobilní telefony s podporou NFC technologie. I ty umožňují snadné a rychlé „čipování“.
Jako zajímavé, leč zbytečně nákladné řešení, se jeví čtečka otisků prstů. Potřebám většiny podniků plně vyhovují čipy.
Nezapomeňte na GDPR
Co dodat na závěr? Ať už se nakonec přikloníte k jakémukoliv systému, mějte na paměti, že musíte dbát na ochranu osobních údajů. Evidence docházky musí být připravena na GDPR a související legislativu.
